跨部门合作沟通中,你觉得你自身有何优点?另如果与部门沟通不能达成一致时,你是如何处理的?
跨部门沟通要注意什么
跨部门沟通的原则。
在不同部门各有不同立场与利益的情况下, 如何才能把话说清楚,把成果做出来,需要掌握以下几个基本原则:
原则一:沟通前做好准备工作
在沟通之前,自己先要做好心理建设,有遇到重重困难的心理准备,不怯场,拿出老子就是天下第一的自信来;其次,需要摆正自己的位置,虽然说自己不能调动一切的资源,要敢于和职位层级高的人进行博弈,不要在心理就设置屏障。
在开始工作之前做好准备工作,要明确推进的项目需要得到哪些资源,需要哪些部门进行配合,然后做好一个书面的策划案,把推进过程中可能遇到的问题做个list。
明确知道各个部门的负责人是谁,各个部门具体业务的负责人是谁,需要提前和这些人打好招呼,平常处好关系,一顿火锅解决不了,就在吃一顿火锅。
原则二:了解其他部门的语言
跨部门沟通不顺畅很多时候是因为语言不通所引起,信息不对称,就会导致语言不通,想要沟通顺畅,提前了解其他部门的规划、目标和期望是什么, 换位思考,试着站在对方的立场思考问题,这样能将误解或者沟通频率不搭的几率降到最低。
原则三:开诚布公
因为同事之间是长期公事的, 凡事以诚实为上策,最忌欺骗,隐瞒事实, 破坏彼此之间的信任关系。部门之间以及同事之间一旦缺乏信任感,就会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,乃至有可能会把一部分重要的信息隐藏。
在沟通的过程中遵循开诚布公的四个原则: 错的不要解释;务必不要争执;不要打断对方说话;微笑再微笑。相互信任会让对方沟通的时候放下防备,明白说出自己的需求和顾虑,提高合作的意愿,共同解决问题。
原则四:不要害怕冲突
在跨部门沟通的时候, 每个部门领导都会为了维护自己部门的利益然后出现一些冲突。在艾琳哈特的《有效沟通》一书中提出:“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。” ,“没有冲突”与“意见一致”不能混为一谈。在沟通过程中,太和谐反而凸显不了你对议题的重视,并且问题也不会获得真正的解决。
原则五: 呈现事实,专注中心议题
呈现具体事实,是让沟通聚焦的最好方式, 引导人们迅速将注意力放在中心议题上, 减少不必要的臆测。
原则六:多提选项,保持弹性
在进行跨部门沟通时,不要执着在单一的做法上,需要开发出多个可供选择的方案,例如给出3-5个方案,让其他人有更大的选择空间,这样就有较大的弹性调整自己的支持度,也能够轻易的变换立场,能够降低沟通时的人际冲突。
原则七:创造共同目标一起合作
各部门之间合作与竞争是并存的,部门间若想进行高效沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争关系越淡也好,合作的关键在于拥有共同目标。
跨部门沟通的技巧
导语:跨部门沟通的技巧,你掌握了吗?各个部门加强沟通,然后融合各自的专业知识结合起来才能为公司带来更大的效益。只有每个人发挥自己的特长,形成与团队其它成员优势互补的局面,才能显示出整个团队的综合竞争力,更好地促进事业的发展。
跨部门沟通的技巧
第一,了解各部门的职责范围,明确其工作内容。
第二,了解各部门规定的沟通时间,方式,方法,在规定内采用最合理的沟通方式。
三,提高自己的沟通能力,比如需要表达能力,首先明确简练表达沟通目标,再向对方阐明沟通原因,最后说明希望对方做什么达到目标。
跨部门沟通的技巧
一、在跨部门沟通过程中,首先要加强自我团队的建设。一个成功的团队,必然是业务处理能力强、内部人员团结且具有合作精神的团队。加强自我团队的建设,提升自我团队的业务能力、凝聚力与影响力,其他部门才有兴趣、有意愿与本部门合作。
二、要树立“业务沟通是管理最重要的工作”的理念国内外知名企业的经验均表明,管理最重要的工作就是业务沟通。只有加强业务沟通,才能避免本部门工作中存在的“形象损失”“错误无效”“自信降低”、“人员流动率高”等负面情况,才能在企业发展中做到高效率、无障碍、无冲突地完成部门乃至全行的工作。
三、加强沟通能力刻不容缓
为什么要进行沟通?如何进行沟通?如何突破沟通的障碍?这些问题陈老师都用案例的形式展现出来。在这些问题都一一被解答的同时,我明白了如何进行有效沟通。沟通其实并不难,关键是要掌握沟通的技巧。平时在工作的沟通的过程当中,少了理解,多了争辩。这样不仅浪费了时间,同时也没有提高工作效率。所以有条理的表达自己的意思还是非常重要的,我们要使自己讲的明白,对方听得清楚,达到有效沟通。
四、强化自己在跨部门沟通中的角色意识
通过学习,我认识到部门经理需要在部门中扮演两个角色:一个是发言人的角色,一个是公关代表的角色。你要在管理好自己团队的同时,还要带领着团队通过有效的团队与协商,争取自己团队的权益与其它部门的支持、建立良好的合作,达成预定的工作目标,并且协助其它部门,建立与维持良好的关系。作为部门经理,通常会比自己的团队成员更了解自己以及其它部门的运作模式,清楚地了解本团队与其它部门之间的权利义务关系,强化自己在跨部门沟通中的角色意识,担负起自己应尽的义务,是今后工作中努力的方向之一。
五、沟通的技巧是工作中必不可少的润滑剂
在沟通中,“多给他人一些关心、理解、赞美、开心的话语”,感觉赞美这一点也是极其重要的,这也是人际交往过程中的润滑剂。在平时的工作生活中,大家不乏外界来的批评、指责、抱怨、不满,但这些都不是我们内心最渴求的,在我们每个人的内心深处,都渴望来自外界的认可、肯定、鼓励、赞美、关心,这些是我们不断勇往直前的动力器,是我们不断提升内心士气的催化剂。
跨部门沟通的技巧
一、拥有积极的心态
跨部门之中我们要想来解决的,也是一个自己的心态,我们为什么说同样的部门之间,有一些问题会发生?其实源于——心关是很重要的,就是自己先过了自己这一关,如果自己都没有想通去那样处理,有可能会造成一定的麻烦。那这里我也想检验一下我们所有的管理者你们的心态:现在如果客户投诉了咱们这个部门,您怎么看?问题比较尖锐。
如果今天你的心态在跨部门沟通中,如果你自己没有调好,恰恰问题就来了,极可能要么冲突,要么发火,要么做错误的决策。所以要说解决跨部门沟通的话,一定要先从自己入手,这个是一定的,是从自己-从自己的风格、从自己的心态、从自己的沟通的各个方面,包括存在问题的解决的思路和角度上。
二、提升自己的能力
1.处关系的'能力
第一,处关系的能力。让所有我们在跨部门沟通中首先跟其他的部门经理的关系,首先要有处关系的能力,这个是永远的真理,如果这块处不好,很难做。
2.洞察力
第二,洞察力。我们经常会遇到到其他部门沟通,或者说在会上沟通的情况。但是你看因为你说错了话、得罪了人。因为你得罪了人,问题就留在人家心里,后面一系列的问题恶性循环。但是这个事情一定要练到什么呢?就你要有一种洞察力。你的眼角,你的第六只眼神一定知道你这句话是否人家心里怎么想的,人家满意还是不满意,人家对你这个事情怎么看?如果今天你做不到这一点你连这个都瞄不到的话,得罪人还不知道,后面怪不得你到人家其他部门给人家打电话的时候,人家很冷淡。要么就是对你这个事情大家很抵触,他一定有这样的方式,所以这个洞察力是给自己的。所以很多的优秀的主管,你看他一般他坐的位置一般选的都是这种可以观到全角每一个人的,特别是斜对于总经理的。这个位置的位我们说一般在开会里,也算一个最佳位的。如果这个人直接到这里能坐到这里,那这个人当管理应该有好多年。虽然是个小的细节,但是洞察力依然很关键。
3.影响力
第三,要想提升跨部门的沟通能力。首先要有这三个字就是非常关键的三个字,这三个字是所有我们做跨部门沟通经理必须有的,而且你的能力越强,你就越厉害。
什么叫影响力?但是据观察每一个企业都有一个这样的核心,在今天这个主题上他一定有一个核心的人物,那他是怎么做到的,他其实是有影响力的,这个影响力就是如果到最后这个人不表态不说话,一般这个事不好定。跨部门之中如果他说了一句话这个问题给你增加很大的难度,这个影响力也是依然我们所有的管理者,今天你要提的,我们很多别看同样做部门的,为什么会产生影响力?后来分析了一下,源于首先他的能力或者他的资历或者他独到的见解,或者就他敢说、敢想、敢做等等都会促成他的影响力。比如说我们经常在一些跨部门研讨的时候那有一个总经理在这边做完决策以后,就有一个人是这样说的:总经理既然我们这样做,我们都完全按照他的想法去做,这个人说这句话的时候你看如果这个人说了这句话的话,看其他部门经理点不点头,那你就判断这个人在这个公司具有绝对的影响力。所以我们要的也要这个功夫,,因为这种影响力,是在跨部门里,当你有了它以后有很多的问题,它是来帮你化解的或者你自己可以来化解的。
4.变通能力
我们要提升这种自己的影响力,有一种变通的能力,我们所有跨部门的管理者,你们一定会遇到一个变通的能力。这个变通的能力,我相信我们都遇到过。来看一下,我们今天做部门的所有负责人,今天在跨部门沟通中的时候也需要有一种变通的能力。同样一件事,这个事情都是内部的,看一下如果今天这是一个品质的问题,如果是品质的问题你就直接实话实说,我们放在上边,看一下后面的结果,如果在企业里的结果是这样的话,那你要反推回来,前边你做的这个方式是不是最好的,当然这一块,我想我们实实在在的说,既然做部门经理你就必须考虑这些方式。如果这些我们没有办法去适当的变通的话,要么就是高层发一次火,要么有可能,就是我们中层的关系越做越紧张。
5.抗压能力
那么抗压能力,我觉得给我们自己也是非常关键的,我们今天所有的管理者们特别是部门经理这个层面,我觉得确实是最难做的。这个层面更多的是什么?我们理解,因为今天太多的所谓的问题,你来承受,就是这个压力。压得自己有的时候感觉到,我要去减压了,我要解一解了等等,这你都可能自己提出来,但是今天的这个方式就是一定要增加自己这方面的能力才可以,这里边也依然会分享:既然说提升沟通的能力——如何提升沟通中的一个问题。
跨部门沟通的技巧和方法
1、要注意从一入职就培养良好的人际关系,营造良好的沟通氛围。各个部门也是由形形色色的人组成的,要打造良好的沟通氛围,首先要和不同部门的人处好关系,勤加沟通。
2、学会简化流程,尽量使用图表或者数据,进行简洁直观的表述。因为很多时候,不同部门之间要共享数据,如果没有一个简单直接的流程渠道的话,共享的数据会出现失效失真等错误,增加了部门沟通的难度。
3、不同部门在沟通合作之前,应该共同指认一位或者一个部门作为中间连接人或者部门,承担不同部门的中介连接功能,以及出现矛盾后的调解功能,这样就大大增强了不同部门之间的联系。
4、构建企业文化,寻找企业文化的认同点。一个公司里面,如果大家的企业文化素养都比较高的话,那么大家就比较团结,在沟通起来,就多一些包容和理解,所以一个很重要的技巧,就是各部门之间要寻找相同的企业文化共同点。
5、追踪过程,及时协调资源,调整进度。需要跨部门J配合的事,要提前约定好要沟通进展,一旦出现异常,应主动站出来,协调资源,向下推进。而且,如果这件事的优先级在你这里有调整,要及时和对方同步信息,以保障对方也及时调整时间的重要级。另外,虽然我们把事情交给对方来协作,但是我们仍需对整个事情进展负责,千万不要当成甩锅,认为没有我们的责任了。否则,没有人愿意和这样的人共事。
跨部门沟通技巧分享
导语:跨部门的意思就是公司每个部门之间进行交叉沟通,今天我给大家分享一个跨部门沟通的相关技巧以及相关的经典案例,希望对大家有所帮助。现在众多企业都趋于扁平化,使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等,不存在上下级关系,按说沟通应该比较容易。
跨部门沟通技巧分享
一、有效整合部门目标
有部门就必然存在部门利益、小团体利益,这是不争的事实。尽管大家理论上都知道要摒弃小团体利益,要从公司整体来考虑问题;但一旦公司利益侵犯到部门利益时,这个部门一般都会自觉不自觉地维护部门利益,而不是简单地首先牺牲小团体利益。这是人的自利本性造成的;即使部门经理不想这么做,但迫于部门基层员工的压力也不得不这么做。这个问题的根子在于两者利益的不一致性,或者说是两者的目标是不一致的。
为此,我们应该整合那种各自为政的部门目标,使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时,都采取企业内部的计算依据;这样便于考核,但显然这种内部的计算依据是不面向市场的,也就是说部门的预算目标不是面向市场,而企业是面向市场的,它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致,直接导致部门和企业的想法不一致,“志不同,不与谋”,故而沟通难以为继。
二、换位思考
在沟通过程中,双方的互相理解和换位思考非常重要。对于一个部门经理来说,换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况,多从其他部门的角度考虑问题,要理解其他部门的难处。这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时,你应该检讨自己,站在对方的角度去看问题,而不能一味地埋怨、抱怨。
那么,企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度,为员工创造一些条件跨部门沟通,也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过,最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!80/20规律告诉我们,公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间,各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。所以,应该鼓励岗位轮换,请业务背景的人员担当支持部门的主管,请业务链的上下工序主管互换。这既可以让员工学习到多种知识,很好地规划他们的职业生涯,也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题,使团队协作精神得以发挥。
三、注重非正式沟通
企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。正式沟通很普遍,在跨部门沟通时经常被运用,如会议沟通。但我们需注意,部门间需要沟通的较为敏感问题,最好能在会议前私下解决,迫不得已需要在会议上讨论的,也应该先通气。此外在会上的沟通讨论,要尽量以解决问题为主,而不能相互指责、相互挖墙脚。
部门经理们应该常“串门”,要多与沟通对象面谈。现在很多企业的部门都是块块管理,各自为块,部门经理们很少“互访”,用得最多的沟通就是电话沟通。对于面谈,很多人会说“我正事都忙不过来,哪有空去串门闲聊?”孰不知,面对面的沟通借助丰富的表情,表达更加准确,可以大幅减少信息失真,还可以增进部门间的感情和理解。
要避免告状式沟通。发现了相关部门的问题,最好与这个问题的相关部门责任人协调解决,而不能简单直接地把问题端给部门经理,更不能直接端给部门经理的.上司。否则,这样做,对于这个责任人而言,就是“告状”;即使这个问题由上司出面干涉解决了,但以后的沟通协调可能更麻烦。
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一、不妨轮换岗位
李老师建议企业应该鼓励岗位轮换,请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。比如,IBM、HP近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的CFO对各自市场业务的分析与深度介入,使得这个传统的“后勤”部门与核心业务水乳交融,相得益彰,从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来,“后勤”部门就能够更多地从市场、从竞争的视角去满足核心业务的需求了。
二、提高沟通技能
沟通是管理的血脉,是整合管理所必需的计划、组织、指挥、协调和控制等职能的必要手段,所以我的MTP课程中强调“沟通无处不在”,跨部门沟通尤其要讲究沟通艺术,所以,李老师建议管理者提高沟通技能,包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中,大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等,笔者观察到,在交流中,如果双方或至少一方多一些专注倾听,适时复述、提问以确认关键信息,并予以适当的反馈,那么沟通的有效性(即准确、省时、较少冲突)就大大提高了。
三、扁平的组织结构
引入项目管理——扁平式沟通与协作能提高效率,有统一的项目经理做决定,减少分歧与部门各自为政的心态(如果有一天可以这样做,现在只能尽量加强部门间沟通交流,上层经理更需重视彼此的交流,达成共识);
四、有效的绩效管理模式
有效的较小管理模式是建立在责任明细的基础上的,把目前存在的经常性出现的一些协作性问题,纳入考核指标,可以试一下的。我把一些部门内的职能岗位考核内容进行完善,但可能还有一个问题,如果不是整个公司进行改善,个别部门一个实行,可能效果会有点问题。
五、永远不要嫌麻烦
跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了,李绘芳老师建议事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。很多人常常抱怨:“事情怎么会这样,为什么不早说?”很多人都有过这样的经验,对方事前都没有主动联系,任由问题扩大,等到无法解决了,才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原,但是如果别人不告诉你,为何你不主动去问对方?
六、倡导沟通文化
沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要,关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者,更重要的是行为者。如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈,当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗?我看很难!另外,就是建立“客户”应对意识,每一个需要你协助的部门都是你的“客户”,使你的客户满意,是你工作的职责,这不仅仅是制度的约束,未来将成为习惯,也是企业文化的部分。
七、有效整合部门目标
有部门就必然存在部门利益、小团体利益,这是不争的事实。但我们应该整合那种各自为政的部门目标,使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时,都采取企业内部的计算依据;这样便于考核,但显然这种内部的计算依据是不面向市场的,也就是说部门的预算目标不是面向市场,而企业是面向市场的,它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致,直接导致部门和企业的想法不一致,“志不同,不与谋”,故而沟通难以为继。
八、示范作用
对这一点,业内一位职业经理人颇有体会,他说:“你期待员工如何表现,你就要如何表现;你倡导双向沟通、倾听对方,平息部门间冲突,减少内部协调成本,你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要,你就和他们一起去听课,把你读过的好书与他们分享,简单地说,就是去弄,去做,去干。”
【案例分析】:
1.背景
物流送货工人给顾客送货时,开箱验机发现机器是坏机(机器有外观或者质量问题);顾客不要货物;顾客号码为错空号这三种场景时,需销单拒收,并且致电4000365365-1-11#报备售前退换货热线,由客服为顾客办理退换货操作。但实际操作过程中,物流送货工人会出现只销单拒收不报备热线的情况,此时需客服在系统中跟单,与顾客联系确认退换货情况,在与顾客联系过程中会发现,实际顾客货已收到应销单完成,而物流销单拒收;或者实际顾客需另约时间送货应销单改期,而物流销单拒收,这两种场景,客服定义为物流错销单。
2.人物
退换货回访部 组长 小C
物流公司零配运营管理中心大件配送负责人小Y
物流公司零配运营管理中心小件配送负责人小Z
3.案例经过
由于物流每天线下有很多销单拒收但没有报备客服的单据,客服每日需在跟单系统中取单跟进,与顾客联系确认货物情况。但实际发现每天有很多单据为物流错销单,浪费客服回访人力,也容易引起顾客反感。
故7月份开始客服每天上午九点前,将前一日物流错销单明细发邮件通报,并希望物流公司加强分公司物流的销单管理规范,发送对象是物流零配运营管理中心负责人,大件配送负责人小Y,小件配送负责人小Z。邮件发送半个月之久,物流公司没有反馈任何结果。
故小C电话与小Y、小Z沟通,强调销单规范性,希望物流公司尽快改善,但是沟通过之后,每天还是有很多错销单单据,物流公司偶尔回复邮件,称是客服回访结果不准确,实际非物流错销单,经客服核查之后,发现多是顾客描述不准确,少数是客服自身回访不规范,对此已与物流公司承诺,后期再出现回访结果不准确的情况,将给与50元/单的负激励,而对于顾客公司自身也承认的错销单单据,物流公司一直未给出有效解决方案,并且每天仍然有很多错销单单据。
在9月上旬,小C再次与小Y和小Z沟通,告知10月初开始,每个月将会对物流错销单单据做出通报,给与处罚。大件负责人小Y最终与小C沟通,每天客服发送邮件之前,将客服回访结果是物流错销单的单据反馈物流公司核查,对于顾客描述不准确的经确认后给予删除明细,而对于真正物流错销单的单据默认客服可以次月做通报。
而小件负责人小Z一直没有回应。
4.我有话说:
A,在对其他部门的工作结果做出指正的前提是保证自身核查数据的准确性。
B,只是通过邮件通报的形式,和有相对激励措施的形式相比,有激励更能激发对方的工作积极性。
但这样的处理方法是不是会更好呢?
A,物流零配运营管理中心负责人不重视此事件时,可以升级处理,即向上一级反馈,比如每天邮件通报的同时抄送给物流公司负责人,引起负责人的重视。
B,当物流公司一直不改善工作结果的情况下,可以发工作联系函至对应部门强制要求改善,并通过各领导签批。
在工作中,该怎样处理跨部门沟通的问题?解决方法有哪些呢?
在工作中,处理跨部门沟通问题的解决方法:单位中间都是平等的,我们都知道你没办法强迫别人做你的需求,除了一些高优先新项目外,有来源于公司老板的压力,另一方很有可能迫不得已适用以外,其它的要求大量还是靠互相的沟通交流,他人才给你做。此外每一个单位都有各自的内部结构工作中,外部的要求对他们来说便是“多一事,不如少一事”,因此在跟他们沟通时,她们看起来并不积极。因此在大家在跨部门沟通时,首先学会换位思考,站在对方的角度考虑做大家这个需求对他们的益处,拥有这其中的商业利益,他的心态也会不同。
与此同时大家所提出的要求,最好能根据数据库的方式证明其使用价值,那样别人帮你进行了,提高比较大,她们也罢跟领导交叉。根据电子邮件发会议邀请函。有时沟通交流要求,会涉及到很多个单位的同事,机构一个这种会不易,大伙儿日常工作上很忙,非常容易忘记或是晚到,造成大会无法开或是一大堆人等一个人的情况,因此根据会议邀请函,设定会议开始前提示就显得很更有意义。次之,可以通过电子邮件同歩结果。跨部门沟通也会存在推卸责任、踢皮球的现象,本来大家在一起讨论的开心的事,可是到最终实行时,又分别死不承认,然后需要重新沟通交流。
这样的情况下那就需要电子邮件来“留直接证据”了,每一次会议沟通后,根据电子邮件同歩大会结果,确立每一个人职责分工,推送出席会议人以及他们的上级部门,确保事宜正常的推动。一般和你沟通交流与你是差不多的等级,简言之两个人都是干活的兵线,你提需求,她们正常的接,最终的决策权或是在他们老总那边。
彼此之间提升部门工作内容的掌握,例如转岗等形式,清楚步骤接口的模糊不清地区:避免因为步骤模糊不清所导致的沟通交流误解;要求按时协调沟通会:用制度约束来加强沟通工作频率;提升情感联系:做些主题活动提升机构间的联系,和睦情感;假如单位间问题还是很多,提议调节组织结构,把单位间难题化作单位内难题。